Los esfuerzos que realiza una PYME cuando adquiere un software ERP no son nada despreciables. Junto con el desembolso de sumas significativas de dinero, la empresa debe someterse a la crisis que normalmente conlleva un cambio, además del efecto en otras áreas tales como la relación con clientes y proveedores, aspectos operativos, etc.

Por lo anterior, en el entendido de que se hizo una correcta elección del software (en próximos trabajos trataremos de aportar en ese tema), es importante que la gerencia considere los siguientes puntos para lograr una implementación exitosa de su software ERP.

• Objetivo bien definido.

“Entonces no importa qué camino sigas” le dijo el Gato a Alicia en el País de las Maravillas, cuando ésta le indicó que le daba casi igual el lugar adonde de ir.  En el caso de nuestra empresa, no da lo mismo adonde ir.  No da lo mismo implementar el software para aumentar productividad, para disminuir costos o para mejorar el control.  Entonces, una primerísima tarea es definir con claridad meridiana qué queremos alcanzar una vez que hayamos concluido con el proyecto.  Además, recordemos que el objetivo propuesto debe ser absolutamente medible y acotado en el tiempo.

• Plan de trabajo bien trazado.

Si se ha definido adecuadamente el objetivo, lo que sigue es determinar cuáles serán los pasos que se deben cumplir para lograrlo.  Junto con el equipo de trabajo, corresponderá señalar los plazos y las correspondientes etapas.  Es muy importante tener muy claro cuáles serán los recursos humanos y materiales que deberán estar disponibles en cada fase, para no detener o atrasar el plan.

• Capacidad del consultor.

El software ERP se adquiere como una herramienta para resolver problemas de administración al interior de la empresa.  Por lo tanto, cada vez se hace más necesario que el consultor cuente con una vasta experiencia y formación en materias propias de la administración de negocios.  Ser experto conocedor de todas las funcionalidades de un software, o contar con un conocimiento amplio de las bases de datos, no es suficiente.  El maestro no sólo debe saber usar la llave inglesa, también debe ser capaz de encontrar rápidamente el origen de la fuga de agua y de entregar una solución efectiva al problema.

• Compromiso de la gerencia.

Está demostrado que muchos proyectos de implementación de software ERP quedan a medio terminar o sin alcanzar los objetivos propuestos, a causa de la falta de compromiso de los ejecutivos superiores.  Un proyecto de esta envergadura en manos del contador o del encargado de informática, siempre estará cojeando en alguna parte.  Es la plana ejecutiva la llamada a liderar y a motivar; son los gerentes los que conocen el objetivo y el plan.  La participación interrumpida o discontinua en sesiones de trabajo o el descansar desmedidamente en algunos funcionarios, es mal indicador para el éxito del proyecto.

• Personal motivado.

Ligado a lo anterior, si no hay un liderazgo que motive y que señale los porqué se debe realizar tal o cual cambio en el modus operandi; si no se presentan razones que inviten al esfuerzo especial que requiere toda implementación, habrá que lidiar contra la falta de ánimo, la falta de colaboración y con la consabida postura de que el antiguo software era más sencillo y útil.

• Flexibilidad.

La carencia de un buen levantamiento inicial, los imprevistos o las recomendaciones de buenas prácticas que pueda aportar el consultor, hace necesario que tanto el plan como el equipo se puedan adaptar a situaciones nuevas, siempre y cuando no se ponga en riesgo el objetivo del proyecto.

• Apoyo del proveedor.

Un proveedor de software ERP con altos estándares profesionales y éticos no cesará de aportar soluciones y de trabajar codo a codo con el cliente, hasta que el proyecto esté debidamente culminado.  La falta de colaboración o el apego excesivo y rígido al contrato o al plan inicial, sólo producirá relaciones deterioradas durante el proyecto, durante el soporte de post venta y, obviamente, ante futuros nuevos negocios.